仕事を効率化するアイデア・方法【仕事ができる人はここが違う】

今回は、こんなお悩みを解決しつつ、仕事を効率化するための方法を解説します。

本記事では、次の内容が学べます。

仕事がうまくいかない理由として仕事の効率化ができていないことが挙げられますが、あなたは仕事を効率よく回せているでしょうか？

仕事で成果を出せる人、仕事ができる人は、この仕事の効率化がしっかりとできています。

仕事をする上で仕事の効率化は避けて通れない重要な問題なのです。

では、どうすれば仕事の効率化はできるのでしょうか。

今回は、そんな仕事を効率化するための方法とアイデアについて考えていきましょう。

仕事ができる人とできない人の違い

仕事の効率化のお話をする前に、仕事ができる人とできない人の違いについて確認してみましょう。

あなたが想像する仕事ができる人とできない人の違いにはどのようなものがありますか？

こんな感じでしょうか？

仕事ができる人に持つイメージは人それぞれでしょうが、多くの人がこのように感じているのではないでしょうかね。

仕事ができる人と聞くと技術やスキルが高い人をイメージしがちですが、実はそうではありません。

仕事ができる人というのは技術やスキルが高いのはもちろんですが、仕事の全体像を把握できていますし、精神面も強く、周りからも信頼されています。

要は、仕事だけができる人が仕事ができる人ではないのです。

これを勘違いしている人が結構いるんですよね。

これから「仕事の効率化」について解説していきますが、それだけが仕事において全てではですし、他にも大切な要素はたくさんあるということを頭に入れておいてください。

では、これを踏まえた上で仕事を効率化するための方法について考えていきましょう。

仕事の効率が悪い人の特徴

仕事の効率が悪いのには必ず原因や理由があります。

では、仕事の効率が悪い人にはどんな特徴があるのでしょうか。

全体像を把握できていない(仕事内容が分かっていない)

仕事の全体像を把握することは、仕事を始める上で最も大切といっても過言ではありません。

仕事の全体像が把握できていない次のようなことが起こる原因になります。

・仕事を始められない

・スケジュールが決められない

・目標、目的が不明確

・優先順位を付けられない

仕事を始める上で全体像が把握できていないと、作業中に支障がでたり、仕事を円滑に進められないことに繋がります。

また、チームや複数名で仕事をやる場合、一人が仕事内容を理解していないだけでチーム全体に迷惑がかかり、納期が遅れる原因にもなります。

最低でも仕事の内容や仕事量くらいは把握しておくべきですが、仕事ができない人ほど仕事の全体像を把握できていない人が多いですね。

優先順位を決めていない

仕事が忙しいのにも関わらず優先順位を決めずに仕事をしていると次に何をやったらいいのか分からなくなり、ただただ時間を無駄にしてしまう原因になります。

仕事の効率が悪い人はとりあえず目先の仕事を終わらせようと視野が狭くなっている人が多く見受けられるような気がします。

また、仕事には重要度と期限がありますが、そこを理解しないで仕事を進めていると納期までに成果を収めることができないなんてことにもなりかねません。

経験が浅かったり、初めて受けるような仕事であればどのくらい時間を要するか不明確なものもありますのでしょうがない気もしますが、仕事を受けた以上、何を言っても言い訳にしか聞こえないのでやるからにはプロ意識を持つことも大切です。

時間配分ができない

時間を意識して仕事をしていない人程、仕事の進め方が下手だったり、納期や期限まで仕事を収めることができない人が多いです。

今任されている仕事はどんな内容でどのくらいの仕事量があって、どのくらいの時間を設ければ完了するかくらいは把握しておく必要があります。

また、時間配分ができないと仕事の優先順位を決められないことにも関わってきますし、スケジュールも組めないのでおおよその時間くらいは把握しておく必要があります。

できないことをできると言ってしまう

自分の力量以上の仕事をすることはスキルアップをする上では良いことではありますが、仕事の効率化を図る上では避けたいところです。

なので、できないことをできないと言うことは仕事をする上ではとても大切なことです。

また、任せた側はできると思って任せているので、後々できませんでしたと言っても手遅れなわけです。

できないことをできると言ってしまうと、自分だけが苦しむのではなく、任せた人やチームの人に迷惑をかけてしまうことになります。

経験・スキルが乏しい

当然ですが、仕事の経験が浅い人やスキルが乏しい人は仕事を効率よく進めることはなかなかできません。

というか、経験もなければ、スキルもない人がいきなり効率よく仕事ができるとは会社側も期待していません。

入社して間もない人やスキルの足りない人は、初めの数ヶ月は仕事覚え、慣れることが大切です。

仕事の効率化を考えるのはそれからでも全然間に合います。

仕事を効率化する方法とアイデア

それでは本題ですが、仕事を効率化するためにはどうすればよいのでしょうか？

今回は、いくつか仕事を効率化するためのアイデアを紹介しますので是非参考にしてみてください。

仕事の全体像を把握する(タスク管理)

仕事を始める上でまずやるべきことは仕事の全体像を把握することです。

これができていないと、スケジュール管理もできませんし、仕事に優先順位を付けることもできません。

つまり仕事を効率よく進めるための準備ができないわけです。

なかなか細部まで把握することはできませんが、おおよその内容と仕事量くらいは把握しておくと良いですよ。

仕事に優先順位を付ける

仕事の全体像を把握することができたら次に優先順位を付けましょう。

優先順位の付け方としては、重要度と緊急度を参考にすると良いです。

重要度と緊急度を比較しながら、A、B、C、Dの枠に仕事を当てはめます。

当てはめたら後は、重要度と緊急度が最も高いAから仕事を始めます。

これをやるだけでも十分仕事を効率よく進めることができるので知らなかったという人はやってみてください。

目的と目標を明確にする

仕事では、その日の目標や目的を立てることはとても大切なことです。

その日の目標と目的さえ決まってしまえば後はひたすら仕事に打ち込むことができます。

目的が明確に決まってしない人程、ダラダラしたり、無駄な仕事ばかりやるので可能な限り朝市でその日にやらなければいけないことはリスト化しておきましょう。

また、目標を立てることでより高い意識の中で仕事ができるので1ヵ月、半年単位の目標を立てるのもおすすめですよ。

職場やチームで仕事を分担する

仕事ができるからといってチームの一人だけに仕事を任せていてはいくら何でも負荷がかかりすぎ、効率が悪くなります。

難しい内容は経験やスキルが豊富な人、比較的簡単な作業は新人や経験が浅い人などに分担して作業をするといいでしょう。

なお、経験によってスキルや技術といった能力に差があるのは当たり前ですので、仕事を割り振る人はそういったことも考慮して仕事を振ってあげると良いですね。

仕事を効率化できるツールの導入

仕事を効率化したいのであればツールを使うのも1つの手です。

近年では、様々なツールが開発されては販売されたり、無料でダウンロードできます。

今まで時間がかかっていた作業もツールを使えば一瞬で終了したり、毎日の無駄な作業ともおさらばすることも可能になります。

仕事の分野によって色々なツールがあるので是非この機会に見てみてください。

機械やロボットでもできる仕事は自動化する

最近では、ロボットやAIによって単純な作業や誰にでもできるような作業は自動化されつつあります。

わざわざ人がやらなくてもいいような仕事は自動化することで仕事の効率も格段に上がります。

また、仕事を自動化することは、ミスがなくなったり、人件費の削減にも繋がる非常にいいことでもあります。

無駄な会議をしない

会議のための会議や内容の一切ない会議は時間の無駄であり、無意味な行為です。

もちろん意味のある会議もありますが、会社で行われている会議は大半が無駄な会議であることが多いです。

無駄な会議に時間を費やすくらいならさっさと仕事を終わらせて帰宅したほうがよっぽどマシです。

もし、あなたの会社でも意味の会議をやっているのでしたらそんな会議はやらないほうが100倍良いですよ。

重要な仕事は朝一で終わらせ、比較的簡単な仕事は午後に回す

朝一は頭が冴えて集中できるので重要な仕事やや今日中にやらなければいけない仕事をやるには最適です。

その反面、午後はお昼ご飯を食べて眠くなったり、集中力が欠けて注意力が散漫になったりするので比較的簡単な仕事をやるといいです。

ただ、午後のほうが業務時間が長いので午後にもがっつり仕事をする人もいるかと思います。

そういう場合には、お昼や休憩時間に昼寝をするのがおすすめです。

少しの時間でも昼寝をすることで気持ちがスッキリして仕事に集中できるようになります。

息抜き・休憩も大切

忙しいからといって一日中仕事ばかりしていては息が詰まってしまいます。

休憩時間やお昼休みには、しっかりと休憩したり、昼食を食べることが大切です。

また、仕事に追われるあまりに家にまで仕事を持ち込んだり、休日まで仕事をしていては身体を壊す原因にもなりかねません。

やる気があるのは良いことですが、仕事をする時には仕事をする、休む時にはしっかり休むといったようにON、OFFを使い分けることが重要なのです。

まとめ　バランスよく仕事をこなそう

本記事では、仕事を効率化させる方法について解説してきました。

仕事ができる人になるには仕事を効率よく進めることはとても大切なことです。

ただ、仕事の効率化を図ることに意識しすぎて、成果の質が落ちてしまっては元も子もありません。

なので、仕事の効率化を図ると同時に仕事にかける時間や労力を配分し、バランスよく仕事をすると良いでしょう。